Manual da beryvo

Primeiros passos

Quando entra pela primeira vez, o Início mostra uma lista curta de tarefas para deixar a conta pronta. Não precisa de fazer tudo no primeiro dia, mas estas cinco coisas fazem diferença logo na primeira semana:

1. Definições › Perfil profissional: nome, nome do consultório e cédula profissional. É o que os pacientes veem no portal, nos emails e nos planos em PDF.
2. Definições › Horário de trabalho: os dias e as horas em que aceita marcações. A página de marcação e o portal só mostram horas livres dentro deste horário.
3. Definições › Tipos de consulta e preços: primeira consulta, seguimento, online, etc., com a duração e o preço de cada uma.
4. Pacientes › Importar: se já tem pacientes noutro programa ou numa folha de Excel, traga-os de uma vez (explicado na secção Pacientes).
5. Definições › Integrações: ligar o Google Calendar, se o usa. É opcional.

Dica: Em qualquer ecrã, carregue em Ctrl+K (ou Cmd+K no Mac) para procurar um paciente, uma receita ou uma página sem andar pelos menus.

Novidades

Quando a beryvo muda algo que se nota no dia a dia, avisamos no sino, no telemóvel (se ativou as notificações) e por email. Os avisos ficam todos em Novidades, no menu. Se preferir não receber o email, desligue em Definições › Novidades da beryvo; continua a vê-los na app.

Pacientes

A lista de pacientes mostra quem está ativo, em pausa ou inativo, e se já tem acesso ao portal. Para criar um paciente, carregue em Novo paciente e preencha o que souber. Só o nome é obrigatório; o resto pode ser completado na primeira consulta.

A ficha do paciente

Cada ficha está dividida em separadores:

• Geral: contactos, dados base e um resumo do que se passou recentemente.
• Histórico clínico: patologias, alergias e intolerâncias, medicação, histórico familiar, hábitos, atividade física, sono e objetivo principal. As alergias registadas aqui geram um aviso automático quando põe num plano um alimento que as contém.
• Evolução: as avaliações antropométricas ao longo do tempo (ver secção própria).
• Cálculo nutricional: taxa metabólica basal, gasto energético total e distribuição de macronutrientes, guardados com a data e os dados usados.
• Consultas, Planos alimentares, Diário alimentar, Documentos e exames, Pagamentos e Mensagens: tudo o que diz respeito a este paciente, sem ter de procurar noutro lado.
• Portal: dar ou retirar o acesso à app do paciente.
• RGPD: consentimento, registo de acessos e, se o paciente pedir, exportação ou eliminação dos dados.

Importar pacientes de outro programa

Em Pacientes › Importar pode carregar um ficheiro CSV ou Excel. A beryvo mostra as primeiras linhas e pede-lhe para dizer que coluna corresponde a quê (nome, email, telefone, data de nascimento…). As colunas que não interessam ficam de fora. Antes de gravar, vê o resultado e pode corrigir.

Da mesma forma pode importar o histórico de avaliações (peso, perímetros, massa gorda…). Cada linha é associada ao paciente pelo email ou pelo nome.

Dar acesso ao portal

No separador Portal da ficha, escolha uma de duas formas: enviar um email com um link para o paciente criar a própria password, ou gerar uma password temporária para lhe entregar em mão ou por mensagem. Pode retirar o acesso a qualquer momento, sem apagar nada.

Também pode convidar alguém que ainda não é paciente: a pessoa recebe um link, cria a conta e preenche ela própria os dados pessoais e clínicos. A ficha aparece do seu lado quando o registo fica concluído.

Agenda

A agenda tem vista de dia, semana e mês. No computador, a semana aparece em grelha por horas; no telemóvel, em lista por dia. Para marcar, carregue em Nova consulta ou clique diretamente numa hora vazia da grelha.

Mudar uma consulta de hora

Na vista de semana, arraste a consulta para a nova hora. A beryvo pergunta o que quer fazer:

• Enviar proposta ao paciente: ele recebe um email com dois botões, aceitar ou recusar. Até responder, a consulta fica na hora original. Se aceitar, muda; se recusar, fica como estava. Em qualquer caso recebe um aviso na app e por email.
• Mudar já, sem pedir confirmação: para quando já combinaram por telefone.

A hora proposta aparece a tracejado na agenda enquanto espera resposta. Se clicar nela, pode retirar a proposta.

Pedidos de marcação

Quando um paciente marca pela página pública ou pelo portal, a consulta chega como pedido pendente, no topo da agenda. Abra o pedido e confirme, ou recuse e sugira outra hora. O paciente é avisado por email nos dois casos.

Lembretes e confirmação de presença

Na véspera, cada paciente recebe um email de lembrete com dois botões: confirmar a presença ou pedir para remarcar. A resposta aparece na agenda com um sinal ao lado do nome, verde se confirmou e vermelho se pediu para remarcar. Os pacientes com a app instalada recebem também uma notificação.

Bloquear períodos e lista de espera

Bloquear período serve para férias, formações ou uma tarde livre: ninguém consegue marcar por cima. Por baixo da agenda fica a lista de espera, onde pode apontar quem quer vaga mais cedo (pacientes ou contactos novos), para ligar quando alguém desmarcar.

Google Calendar e Google Meet

Em Definições › Integrações pode ligar a sua conta Google. A partir daí, cada consulta marcada na beryvo aparece no seu Google Calendar, e as alterações passam de um lado para o outro. As horas ocupadas no seu calendário pessoal também deixam de aparecer como livres na página de marcação. Nas consultas online, o link do Google Meet é criado sozinho e aparece ao paciente na app.

Se trabalha em mais do que um sítio, crie os locais em Definições e escolha o local em cada consulta. A agenda pode ser filtrada por local.

Página de marcação online

Cada conta tem uma página pública onde qualquer pessoa pode pedir consulta, mesmo sem ser paciente. O endereço está em Definições › Página pública de marcação, com um botão para copiar. Pode pô-lo no Instagram, no site, no Google ou numa mensagem de WhatsApp.

A pessoa escolhe o tipo de consulta, vê as horas livres (de acordo com o seu horário, as consultas já marcadas e os períodos bloqueados), deixa nome, email e telefone, e o pedido chega-lhe para aprovar. Se ainda não existir, a ficha é criada automaticamente.

Com os pagamentos online ativos, escolhe em Definições › Pagamentos online o que acontece quando alguém marca, tanto nesta página como no portal: não paga nada (e cobra depois, como combinar), paga um sinal ou paga a consulta inteira. O sinal e o preço definem-se em cada tipo de consulta. Quem paga antes falta muito menos.

Quando há pagamento, a hora fica reservada durante 24 horas e o pedido só lhe aparece para aprovar depois de pago. Na agenda vê a hora marcada como Aguarda pagamento. Se o paciente não pagar, o pedido é cancelado sozinho e a hora volta a ficar livre. Se recusar um pedido que já foi pago, faça o reembolso no painel da Stripe.

Durante a consulta

Clique na consulta, no Início ou na agenda, e escolha Abrir modo consulta. Abre um ecrã pensado para a sessão: de um lado o contexto do paciente (últimas medições, plano atual, alergias), do outro as notas da consulta, que se vão guardando sozinhas. Se fechar o separador a meio, não perde nada.

Terminar a consulta

No fim, Terminar consulta junta num só passo o que costuma ficar para depois:

• como correu (realizada ou o paciente faltou);
• o pagamento, se houver;
• a marcação da próxima consulta;
• o relatório de progresso em PDF, para enviar ao paciente;
• uma mensagem para o paciente, que chega ao portal.

Resumo da consulta (planos Profissional e Premium)

A partir das notas, a beryvo escreve um resumo organizado e sugere tarefas e atualizações para a ficha. Nada é guardado sem a sua confirmação: aceita o que estiver certo e ignora o resto.

Gravação da consulta (plano Premium)

Com autorização do paciente, pode gravar a consulta, presencial ou online, e receber a transcrição e o resumo quando termina. A autorização pode ser dada pelo paciente no portal ou registada por si, na consulta. O texto do consentimento e a duração máxima de cada gravação definem-se em Definições. O áudio é apagado assim que a transcrição fica pronta.

Planos alimentares

O editor de planos foi pensado para se usar todos os dias sem perder tempo: não há formulários antes de começar, o plano grava-se sozinho enquanto trabalha e, ao lado, vê sempre quanto falta para o objetivo do dia.

Criar um plano

1. Na ficha do paciente, separador Planos alimentares, carregue em Novo plano.
2. Escolha de onde partir: do plano atual do paciente (o mais habitual numa consulta de seguimento), de um dos seus modelos, ou em branco. O plano abre logo no editor.
3. Se já fez o cálculo nutricional do paciente, o objetivo diário (energia, proteína, hidratos e gordura) vem preenchido. Pode mudá-lo no painel da direita a qualquer momento, ou deixar sem objetivo.
4. Quando estiver pronto, carregue em Publicar. Só a partir daí o paciente o vê no portal.

Opções por refeição ou um plano por dia

Por omissão, um plano novo é de opções por refeição: dá várias opções a cada refeição (por exemplo, quatro pequenos-almoços e quatro almoços diferentes) com Adicionar outra opção. O paciente vê as opções no portal, marca as de que mais gosta e diz quantas vezes por semana vai comer cada uma. A lista de compras dele é feita a partir dessas escolhas, e o início do portal e o diário mostram em cada dia uma das opções escolhidas, distribuídas pela semana. No editor, cada opção escolhida mostra quantas vezes por semana o paciente a quer, e a sua lista de compras passa a usar as escolhas dele. Uma refeição com uma só opção conta para todos os dias. Com Gerar sugestão, a beryvo propõe quatro opções para cada refeição principal e três para cada snack.

Se preferir um plano fechado para cada dia da semana, escolha Um plano por dia: cada separador é um dia da semana, com as calorias desse dia. Para repetir uma refeição noutros dias, use o menu da refeição (os três pontos) e Copiar para outros dias.

Os dois modos são planos diferentes. Se mudar de um para o outro com o plano já preenchido, a beryvo pergunta o que fazer: converter (as opções distribuem-se pelos dias, segunda com a opção A, terça com a B; ou os dias diferentes da semana passam a ser opções), gerar um plano novo no outro modo, ou começar em branco. A sugestão automática respeita sempre o modo em que está.

Acrescentar alimentos

Cada refeição tem uma caixa de pesquisa. Escreva o nome (por exemplo, «pão centeio»), escolha com as setas e Enter, e a caixa fica pronta para o alimento seguinte. Na mesma pesquisa aparecem as suas receitas e as refeições guardadas. Sem escrever nada, a caixa mostra os alimentos que já usou nesse plano.

Não precisa de acentos: «pao» encontra «Pão» e «feijao frade» encontra «Feijão frade». Aparecem primeiro os nomes que começam pelo que escreveu, os seus alimentos próprios e os que mais usa nos seus planos.

A pesquisa usa a tabela oficial do INSA, com cerca de 1400 alimentos portugueses, cada um com energia, macronutrientes, fibra, vitaminas e minerais. Os alimentos mais comuns têm medidas caseiras: em vez de gramas, pode escrever «2 fatias» de pão ou «1 iogurte», e a beryvo faz a conversão. O paciente vê «2 fatias (60 g)». Se um alimento não estiver na tabela, escolha Criar o alimento e escreva os valores por 100 g do rótulo; fica guardado na sua conta para as próximas vezes.

O painel da direita

Mostra o objetivo diário e o total do dia, com barras para a energia e cada macronutriente, quanto falta ou quanto passou, a percentagem de energia de cada macronutriente, a fibra e as calorias de cada refeição. Num plano com um plano por dia mostra também a média da semana. Se um alimento colidir com as alergias registadas na ficha, aparece um aviso.

Outras ferramentas

• Opções alternativas: numa refeição, a opção A e a opção B (por exemplo, dois pequenos-almoços à escolha). O total do dia conta a primeira.
• Substituições: em cada alimento, o botão das setas abre uma linha para as alternativas («ou 1 iogurte»). Se tiver listas de equivalência, o botão Equivalentes preenche-a.
• Guardar como refeição: um pequeno-almoço ou um lanche que usa muito fica na sua biblioteca e entra noutro plano pela caixa de pesquisa.
• Ajustar quantidades ao objetivo: se o objetivo mudar, a beryvo recalcula as quantidades do plano inteiro de uma vez. Pode desfazer.
• Refeições e horários: acrescente, renomeie ou remova refeições, e mude as horas que o paciente vê.
• Suplementação: uma área própria para suplementos, doses e horários.
• PDF e lista de compras: exporte o plano com o seu nome e logótipo, e gere a lista de compras, agrupada.
• Guardar como modelo: transforma um plano bem conseguido num modelo, para partir dele com outros pacientes.
• Sugestão de plano (planos Profissional e Premium): a beryvo propõe um plano a partir do objetivo diário, que depois revê e ajusta antes de publicar.

Modelos, receitas e equivalências

Em Planos alimentares, no menu, estão os seus modelos: planos sem paciente, que servem de ponto de partida. Novo modelo abre logo o editor; o nome muda-se no título. As receitas da sua biblioteca (secção seguinte) aparecem na pesquisa de cada refeição. As listas de equivalência, em Definições, dão ao paciente alternativas dentro do mesmo grupo (por exemplo, trocar 30 g de pão por 20 g de aveia).

Receitas

Em Receitas está a sua biblioteca. Cada receita tem foto, descrição, tempos de preparação e cozedura, dificuldade, etiquetas (vegetariana, rápida, para levar…), ingredientes, passos e dicas. Os valores por dose e os alergénios são calculados sozinhos a partir dos ingredientes, com a tabela do INSA.

Criar uma receita

1. Carregue em Nova receita, dê-lhe um nome e junte uma foto, se tiver.
2. Acrescente os ingredientes pela caixa de pesquisa, com a quantidade em gramas ou em medidas caseiras (2 ovos, 1 cebola média, 3 colheres de sopa de farinha).
3. Escreva os passos. Se colar o modo de preparação inteiro no primeiro passo, cada linha passa a ser um passo.
4. Guarde. O painel da direita mostra, enquanto escreve, as calorias e os macronutrientes por dose.

Importar de um link

Em Importar de um link, cole o endereço de uma receita de um blogue ou site de receitas. A beryvo lê os ingredientes, converte as medidas para gramas, procura cada ingrediente na tabela e abre a receita para rever; os ingredientes que precisam de confirmação ficam assinalados. A fotografia não é importada, porque pertence ao site, e o link da fonte fica guardado.

Enviar a pacientes

Na receita, Enviar a pacientes mostra a lista de pacientes com portal. No portal, o paciente vê a receita com as doses ajustáveis e um modo cozinha: um passo de cada vez, em letra grande, com o ecrã sempre ligado. As receitas também podem entrar diretamente numa refeição do plano alimentar.

Comunidade de receitas

O separador Comunidade reúne as receitas que outras nutricionistas da beryvo decidiram partilhar. Pode filtrá-las como as suas, Guardar nas minhas (fica uma cópia que pode ajustar) ou enviá-las diretamente a pacientes. O nome de quem criou a receita aparece sempre, também aos pacientes.

Partilhar é opcional. Para publicar uma receita sua, abra-a e carregue em Publicar na comunidade, ao lado de Enviar a pacientes; pode retirá-la quando quiser. Só se publicam receitas próprias: as guardadas de outras nutricionistas e as importadas de sites ficam privadas.

Na receita pode ainda duplicar, imprimir ou guardar em PDF.

Evolução e relatório de progresso

Em cada avaliação regista peso, perímetros, pregas, composição corporal e o que mais usar. O separador Evolução mostra os gráficos, a comparação entre a primeira avaliação e a atual e uma trajetória prevista: a partir do ritmo dos últimos registos, a beryvo estima quando o paciente chega ao objetivo.

O relatório de progresso é um PDF com esta informação, com o seu nome e logótipo, pronto a enviar pelo portal ou a imprimir. O paciente vê a própria evolução na app, e recebe um resumo mensal por email.

Diário alimentar

O diário liga-se ao plano alimentar. No portal, o paciente vê o dia com as refeições do plano e, em cada uma, regista como correu: Segui o plano (um toque, com os alimentos e quantidades do plano já preenchidos), com alterações, outra refeição, ou não fez.

O que o paciente pode registar

• o que comeu: alimentos da tabela do INSA com medidas caseiras, código de barras de um produto embalado, ou uma foto do prato;
• a fome antes de comer e como ficou depois, numa escala de 1 a 5;
• como se sentia (calma, pressa, stress, cansaço…) e onde comeu;
• uma nota para si.

Com a foto, a beryvo sugere uma estimativa de calorias e macronutrientes (planos Profissional e Premium, com um número por mês que acompanha em Definições › Utilização). O paciente pode corrigir ou apagar um registo.

Do seu lado

Em Diário alimentar, no menu, fica a caixa Por rever: os registos novos de todos os pacientes, agrupados por paciente. Em cada registo pode Comentar (o paciente vê o comentário no registo e recebe um aviso no portal) ou Marcar como visto. O número ao lado do menu mostra quantos faltam ver.

Na ficha do paciente, separador Diário alimentar, vê a semana: uma grelha com cada refeição e cada dia, a cores (seguiu o plano, com alterações, outra refeição, não fez), e um resumo com as refeições registadas, a percentagem em que seguiu o plano, a energia média por dia face ao objetivo, a fome e a saciedade médias e as emoções mais frequentes. Ao escolher um dia, vê o que estava no plano ao lado do que o paciente comeu.

Dica: há pacientes a quem contar calorias não faz bem. No diário do paciente, o botão O paciente vê calorias esconde-lhe as calorias e os macronutrientes; continuam visíveis para si.

Documentos e análises

No separador Documentos e exames guarda análises, relatórios e outros ficheiros (PDF, JPG, PNG ou HEIC, até 15 MB). O paciente vê estes ficheiros no portal e também pode enviar os seus, por exemplo as análises mais recentes.

Nos planos Profissional e Premium, a beryvo lê uma análise clínica e propõe os valores encontrados (glicemia, colesterol, ferritina…). Escolhe quais guardar, e esses valores passam a fazer parte do histórico do paciente.

Mensagens

Em Mensagens estão todas as conversas com pacientes que têm acesso ao portal, como numa app de mensagens: não lidas no topo e, se o paciente o permitir, a última vez que abriu a app. O paciente recebe um aviso por email (e notificação, se tiver a app instalada) quando lhe escreve.

Mensagem para todos

O botão Mensagem para todos serve para convidar para um workshop, avisar de férias ou anunciar uma novidade. Escreve uma vez e cada paciente recebe-a na sua própria conversa, como uma mensagem individual: ninguém vê quem mais a recebeu, e as respostas chegam a cada conversa. Pode escolher entre os pacientes ativos ou todos, e inserir o primeiro nome de cada um no texto. Para evitar envios repetidos por engano, há um limite de três por dia.

Comunidade

A comunidade é um fórum só para os pacientes da sua clínica, organizado por temas: Geral, Receitas, Motivação e Dúvidas. Está incluída nos planos Profissional e Premium e começa desligada; é você que decide ligá-la, em Comunidade.

Cada paciente entra só se quiser, depois de aceitar as regras, e pode publicar com o nome ou em anonimato. Em anonimato, os outros pacientes não veem quem escreveu, mas você vê sempre. Pode ocultar ou eliminar qualquer publicação ou comentário.

Dica: vale a pena avisar os pacientes para não partilharem diagnósticos, medicação ou dados que os identifiquem, e passar pela comunidade com alguma regularidade.

Pagamentos

Em Pagamentos regista o que cada paciente pagou e o que está por pagar, com data, valor, referência do recibo e, se for o caso, o pacote de consultas associado. No topo vê o total faturado no mês e no ano e quanto está em dívida, por paciente.

Pagamentos online

Se quiser que os pacientes paguem por cartão, MB WAY ou Multibanco, ligue a sua conta Stripe em Definições › Pagamentos online. A beryvo guia o processo; demora poucos minutos e precisa do NIF, de uma morada e do IBAN onde quer receber. O dinheiro vai diretamente para a sua conta, e o pagamento fica registado na beryvo sozinho.

A Stripe envia um recibo ao paciente, mas esse recibo não é uma fatura. Continue a emitir a fatura-recibo no Portal das Finanças ou no seu programa de faturação.

A app do paciente

O paciente entra em beryvo.com com o email e a password. No telemóvel, pode instalar a app a partir do browser (Adicionar ao ecrã principal), sem passar por lojas de apps. O ecrã Hoje mostra o que interessa naquele dia:

• a próxima consulta, com o botão para confirmar a presença e, nas consultas online, o link da chamada;
• as refeições do plano para esse dia;
• o atalho para registar no diário;
• as mensagens por ler.

No menu tem ainda o plano completo e a lista de compras, as receitas que lhe enviou, a evolução, os documentos, as mensagens, a marcação de consultas e, se estiver ligada, a comunidade. Nas receitas, o paciente ajusta as doses e pode cozinhar em modo passo a passo. A app está em português e em inglês; o paciente escolhe o idioma.

A app é gratuita para o paciente. Só o nutricionista paga a subscrição.

Proteção de dados

Cada conta só acede aos dados dos próprios pacientes, com essa regra aplicada na base de dados e não apenas no ecrã. Os dados estão alojados na União Europeia e a comunicação é sempre cifrada.

No primeiro acesso ao portal, o paciente dá o consentimento para o tratamento dos dados. Se preferir, pode registar o consentimento por si, no separador RGPD, com uma nota sobre a forma como foi recolhido. No mesmo separador vê quem acedeu à ficha e quando, e pode exportar ou apagar todos os dados do paciente, se ele o pedir.

Em Definições › Exportação de dados exporta a lista de pacientes e a de pagamentos em CSV, para abrir no Excel. Em Os seus dados descarrega tudo de todos os pacientes num só ficheiro Excel, com uma folha para cada tema (fichas, consultas, avaliações, planos, pagamentos, documentos, diário e mensagens).

Planos, preços e faturação

Os primeiros 7 dias são grátis, sem cartão, com tudo incluído e até 10 pacientes. No fim escolhe um plano: Essencial, Profissional ou Premium. O preço depende do plano e do número de pacientes ativos.

Durante esses dias recebe três emails: no início, com os três passos para começar; quando faltam 2 dias, com o que já fez na beryvo; e no último dia, com a escolha do plano. Se não escolher, a conta fica em pausa e nada se perde: os dados voltam a aparecer assim que subscrever.

Um paciente ativo é um paciente acompanhado nos últimos 90 dias (com consulta, plano ou registo). Os pacientes arquivados não contam para o limite e o histórico fica guardado. Se passar o limite, nada é bloqueado de imediato: recebe um aviso e tem um período para arquivar pacientes sem atividade ou mudar de escalão.

Em Definições › O seu plano vê o plano atual, a utilização do mês e, através do portal da Stripe, atualiza o cartão, descarrega faturas ou cancela. Não há fidelização: o cancelamento vale no fim do período já pago.

Assistentes

Em Definições › Assistentes convida quem trabalha consigo na clínica: indica o nome e o email, e a pessoa recebe um link para criar a sua conta, com password própria. O plano Profissional inclui 1 conta de assistente e o Premium 2, sem custo extra. O Essencial não inclui assistentes.

Um assistente trabalha sempre para si: marca e remarca consultas, responde aos pedidos de marcação e vê o telefone, o email e as alergias dos pacientes, numa página de Contactos. Tudo o que cria fica em seu nome. Pode ainda deixá-lo preparar planos alimentares e receitas, e registar pagamentos; escolhe isso em cada assistente e muda quando quiser. Nunca vê fichas clínicas, avaliações, diário, mensagens, documentos nem a sua subscrição. Se deixar de precisar, carregue em Remover: o acesso acaba logo e o que já foi feito fica guardado.

Nos planos Profissional e Premium, o cartão de utilização mostra quanto do assistente já usou este mês e quantos resumos de consulta, leituras de análises ou planos sugeridos ainda pode fazer. Um plano sugerido gasta tanto como três resumos e pouco. Mostra também as fotos de refeições analisadas e, no Premium, os minutos de gravação. Tudo volta ao início no dia 1 de cada mês.